Checklist para tu evento corporativo: qué pedirle a tu productora
Una lista concreta de lo que deberías tener por escrito antes de confirmar fecha con cualquier productora de eventos, para que nada quede a interpretación el día del evento.
Esta es la lista que nosotros mismos revisamos con cada cliente antes de confirmar una fecha. Si tu productora no puede responder cada punto con claridad, es mejor saberlo antes del evento que durante.
Antes de firmar
- —Presupuesto desglosado por ítem (escenografía, iluminación, sonido, talento, logística), no un total genérico.
- —Fecha de entrega del diseño/concepto y cuántas rondas de ajuste incluye.
- —Qué pasa si el aforo cambia: cómo se ajusta el presupuesto hacia arriba o hacia abajo.
- —Política de cancelación y reprogramación.
Antes del montaje
- —Cronograma de montaje y desmontaje con horarios exactos, coordinado con el recinto.
- —Lista de qué es producción propia y qué es de terceros subcontratados.
- —Plan de contingencia técnica: qué respaldo hay si falla iluminación, sonido o conectividad.
- —Quién es el punto de contacto único el día del evento y cómo se le ubica.
El día del evento
- —Un responsable de producción presente desde el montaje hasta el desmontaje, no solo durante el evento.
- —Un timing por escrito de cada momento del evento, compartido con todo el equipo (técnico, talento, staff).
- —Confirmación de quién autoriza cambios de último minuto en terreno.
Cuanto más de esto quede claro antes de firmar, menos improvisación hay el día del evento. En Apollo entregamos presupuesto cerrado y desglosado desde la primera propuesta, y nuestro equipo está en terreno de principio a fin — sin subcontratar la coordinación general.